Intranet et Management de Transition : pourquoi nous faut il considérer ce nouvel outil d’organisation ?

« L’intranet est la face cachée de la révolution Internet dans sa dimension entreprise. Une nouvelle logique de diffusion de l’information et des outils qui irradient peu à peu le monde de l’entreprise…Pas un grand compte n’échappe aujourd’hui à ce phénomène, qui gagne peu à peu les PME. » (°).

Quand on sait qu’en « transition » encore plus qu’en prise de poste, la période de découverte et de prise de pouvoir est très courte (cf l’article ci-dessus de Pierre Bouloc ) on comprend combien la maîtrise de l’information descendante, ascendante et transverse est une des clés de la réussite. Et l’intranet, s’il existe, est au cœur de cette dynamique.

Le manager de transition doit donc porter une attention particulière à l’existence d’un ou plusieurs intranets et à leur bonne utilisation (sans parler de gouvernance : dans certaines grosse structures des quantités énormes ont été répertoriées : jusqu’à 500…cinq cents oui vous avez bien lu… Certes, peu de managers de transition sont appelés à prendre en main des unités de cette taille… ou alors deviennent ministre de l’économie et des finances …rapidement).

Une étude approfondie sur l’impact de l’intranet (°°) récemment menée auprès de 15 grandes entreprises et administrations permet de tirer des enseignements en termes de management, et d’organisation.

3 grands types d’intranets

A ce jour les experts considèrent 3 grands types d’intranets liés principalement à l’historique de la technique et la maturité des structures.

1 – D’abord les Intranets à vocation d ’information et de communication (Ils ont été les premiers déployés).

2 – La génération d’après, a vu l’émergence d’intranets à vocation collaborative et opérationnelle , qui favorisent la gestion des connaissances et facilitent l’accès à des applications partagées. 3 – La troisième génération s’inscrit dans une logique d’entreprise à réseau et étendue : déploiement auprès des populations nomades, partage d’informations avec les partenaires et mise à disposition des personnels de « portails » avec « bouquets » de services.

A quoi çà sert ?

La synthèse des résultats de l’étude auprès des entreprises et des administrations (°°) montre clairement trois réalités et une limite :

a – l’efficacité d’un intranet est liée au positionnement qu’il occupe dans son environnement , c’est-à-dire son intégration -bonne ou mauvaise- dans la compréhension et la vision de la démarche que l’organisation poursuit ;

b – L’intranet a des conséquences sur le commandement et le management : prise de décision, relation vis-à-vis de l’autorité, transmission des ordres, cohésion des équipes, évaluation des résultats et reconnaissance du travail des équipes ;

c – L’intranet impacte l’organisation et la productivité : conséquences de la mise en ligne de l’information et de la dématérialisation des procédures administratives, renforcement du travail en équipe et de la transversalité, impacts sur la charge de travail et sur les métiers ;

d – Une limite actuelle : les outils d’analyses n’existent pas ou peu. Manquent les résultats et les mesures des fonctions performantes, les moyens de mesures quantitatives et qualitatives de l’efficacité, tous moyens de mesure des conséquences en termes de management, d’organisation et de productivité. On peut le regretter car là existerait un gisement d’indices édifiants à considérer d’entrée en prise de mission de transition.

Comment en profiter ?

L’intranet accélère la prise de décision . Celle-ci repose sur des bases plus conformes à la réalité (retour terrain amélioré, meilleure prise de conscience par tous des enjeux collectifs).

Il contribue à une meilleure efficacité dans le travail en faisant tomber le formalisme des relations hiérarchiques. La transmission des ordres est fiabilisée : le message est transmis à coup sûr et identique pour tous.

Attention : Le management intermédiaire se trouve souvent remis en cause , s’il ne fait pas preuve de transparence, s’il n’est pas capable de donner du sens à l’information et à l’instruction et ne dispose pas d’une plus grande autonomie d’action et de décision. S’il ne se remet pas en cause et n’évolue pas, il courre un risque accru de contestation, voire de conflit avec les personnes.

Se pose donc la question de ne pas court-circuiter ce management intermédiairesous peine de le décrédibiliser et de provoquer, de sa part, un blocage dans le passage à l’action. En effet différentes phases de validation nécessaires aux instructions risquent d’être oubliées.

Autre facteur important, l’intranet est un outil de cohésion sociale et de partage d’une culture commune. Certes il ne crée pas la culture, mais favorise l’entreprise qui a en a une forte.

De plus Il facilite la reconnaissance des initiatives locales , la comparaison entre structures et renforce l’émulation. Il valorise le travail des équipes quand celles-ci contribuent à l’Intranet, à l’inverse décrédibilise celle qui ne relève pas le défi. Cette liste est loin d’être définitive, car le champ d’expérimentation est encore récent.

Attention à une difficulté : le rapport à l’intranet, son utilisation, est très différente selon les profils des utilisateurs. Des fonctions apparemment anodines peuvent être extrêmement importantes du point de vue de la fréquentation quotidienne des utilisateurs : ainsi la présence du menu de la cantine, l’annuaire du personnel, la messagerie électronique, peuvent avoir plus d’impact. Ces routines facilitent la dématérialisation des procédures simples comme la réservation de salles, les demandes de congés et les procédures d’achats : autant d’outils qui contribuent à la productivité et à l’efficacité interne.

Au contraire, des fonctionnalités basiques comme la non performance du moteur de recherche peuvent en freiner considérablement l’utilisation, faute d’un travail suffisant sur l’indexation des contenus.

En conclusion,

Devant la complexité des usages et des dérives possibles, il est nécessaire d’avoir une réflexion sur ce que l’on veut faire de son Intranet et sur le comment il contribuera au changement. C’est d’autant plus important qu’il s’impose progressivement comme un outil de travail quotidien indispensable, relais majeur de toute information, devenant colonne vertébrale de l’organisation. Il est alors un révélateur et un amplificateur des dysfonctionnements organisationnels et relationnels.

Bien conçu et utilisé il contribue à un changement de fond : d’une organisation centralisée à une organisation décentralisée, hiérarchique à partagée, lente à réactive, rigide à flexible, fermée à ouverte. Il est instrument de cohésion à condition d’être gouverné de manière cohérente.

Avec un risque à contrôler : ce « mouvement » nécessite des modifications de comportements du management et des équipes, qui de fait peuvent se retrouver en conflit avec des habitudes ancrées. Enfin le phénomène intranet demande une capacité intellectuelle de l’Individu à le dominer, ce qui le conduit à être un outil sélectif des acteurs, du dirigeant, aux cadres et employés. La question n’est donc pas tant « quelle influence a l’Intranet sur mon travail, mais plutôt « comment je repense mon travail de manager (donc aussi de transition) à travers lui ».

François Chauvat

(°) Benchmark Groupe site le Journal du management. http://management.journaldunet.com/dossiers/050271intranet/lead.shtml

(°°)Génération Valeur : étude sur l’impact des intranets au sein des entreprises et des administrations.

Post Scriptum : Si vous êtes intéressé par les Nouvelles Technologies de l’Information, nous vous suggérons également la lecture de « Les NTIC , comment en tirer profit ? », ouvrage collectif écrit par trois membres d’Amadeus, sous la direction de Pierre Bouloc ( RIA et DUNOD Editeurs).